行政管理工作
2020-03-28 18:26 来源:未知
行政管理工作
阳江日报

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  行政管理工作广义上包括行管理、办公事务管理两个方面;狭义上指以行政部为主,负责行政事务和办公事务。包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理,还涉及出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系,使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体;用合理的成本换来员工最高的工作积极性,提高工作效率完成公司目标发展任务。

  负责公司企业文化建设,包括公司内、外部各类公关、宣传、演示、文体等活动的组织、宣传、安排工作;负责公司各类会议的组织、安排、服务工作。

  负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作;制定办公用品计划,报主任审批;做好每月的分发、调配、保管工作,建全登记制度,做到帐物相符。

  负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度,负责公司防火、防盗等安全保卫工作;安排节假日保洁、保安的值班。

  企业要发展,要做大,必须有一个英明的决策层,制定高远的企业发展方向和计划;必须有一个坚实能干的团队,坚决贯彻执行决策层领导制定的各项企业发展计划。企业在运作过程中如同一个转动的车轮,所有零部件必须严密结合,充分发挥本身的作用,才能跑的快,跑的稳;才不会在跑动的过程中散架。而行政管理工作就好比润滑油,适量的润滑可以使车轮跑的更轻、更稳、更快。

  1、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作;办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定;文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理;会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作;其他事务视各公司具体情况而定。

  2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思,把握住方向,同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级,这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息,这就需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关职能部,与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时,务必真诚、谦虚。与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。

  3、注重信息的收集和整理,并即时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括:国家、法律、经济、政策规定;社会习惯、风俗、时尚变化;市场需求、消费结构、消费层次的变化;竞争企业信息;科学技术发展信息;突发事件等。内部信息具体包括财务状况;生产状况;产销状况;采购、库存信息;设备的使用和管理;人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。

  4、培育传播企业文化。在企业中,仅仅用薪金留人是不够的,还要用企业文化去吸引、感化人。也就是我们通常所说的人文管理。企业文化的建设包括四个方面,需要全体员工的参与。

  (1)组织结构清晰,战略导向明确。分工明确,这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标,更要有远期规划。行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构,并制定近、远期战略目标。从而形成一个完善的团结的团队。

  (2)建立完善的绩效评价标准,形成公平、竞争的平台。这个平台上充满竞争、激励、开放、交流的特征,管理者不完全控制员工做事情的方式,而去衡量做事情的结果。任何人员能上能下。

  (3)注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。让工作“生活化”。

  (4)重视人才,用企业的发展凝聚人,用榜样激励人,用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同时,注重提供给员工在再学习机会。可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计,让每个员工都能对未来都充满信心,对公司有认同感和归属感。

  行政是掌握国家政权的统治阶级,依据法律,通过庞大的政府机构,采取一定的程序方法,实施其政策,以实现其目的的管理活动。马克思说:“行政是国家的组织活动。”行政活动是活动的重要组成部分。与行政的关系:一是行政从属于,服务于,是为实现目的而行动。二是统治要靠行政的积极推行才得以巩固和完善。三是行政在一定条件下,反作用于、调整、修正、完善决策,推动改革。

  管理是指对人和事的主管和治理。它是伴随着人类群居生活而产生,也是人类社会特有的活动。凡是有人类群体活动的地方,就出现管理活动,氏族社会有原始的管理,但没有行政,行政是在阶级,国家出现以后才产生的。因此,管理的历史要比行政长和远,将来国家消亡了,行政不再存在,但人类社会仍然要管理。所以,在理解行政与管理方面它们既有共同之处,但又不能完全等同。行政是管理的一种,但不是所有的管理都叫行政。

  因为管理的范围要比行政宽广得多。从个人家庭、从单位到部门、从团体到党政、从企业到政府、从国家到世界,凡是人群所涉及到的领域都有管理。行政管理仅仅是管理大系统的一个分系统,它不同于家庭管理,企业管理,社会管理和党政管理。因为行政管理是不能脱离国家来研究的,它必须有一套科学方法,这套方法要根据一定的时间、地点、条件来决定工作重点和工作方法,即领导艺术与领导科学相结合。

  “行政管理”亦名“政务管理”或“公务管理”,是推行行政令或管理公务的方法、技术、程序和规范,其目的是为了贯彻执行国家的方针政策为目的,以最佳手段获取最大效果。即:运用行政学的管理,原则和系统的知识去处理国家行政机关的政务或公务,就叫行政管理。

  行政与管理它们共同的地方,都在于以管好人,理好财,用好物,办好事,支配好时间,处理好信息等为对象。

  不同的学者有不同的说法。西方学者泰勒说“管理即效率”;西蒙说“管理就是决策”;赫尔茨讲“管理就是对人的协调行动”;“管理是实现既定目标的战略因素”;“管理是一个系统”;卡斯特说“管理就是计划,组织、控制等活动的过程”等等。现代的管理者说:“管理是一门系统的科学,管理就是金钱,是时间,是效益”。

  在管理全过程中都要进行宣传教育,保持旺盛的士气。也就是说,在交待工作任务时,执行任务中要做好思想动员;有利条件,不利因素,采取的措施都应有一个交待;顺利时要提醒众人防止骄满情绪,注意潜在的危险;困难时鼓励大家分析有利因素,找出战胜困难的办法。

  任务完成,工作告一段落,潜心研究,及时总结经验教训。发扬成绩、优点,找出差距和不足,为了在下一阶段争取更大成绩,多方挖掘潜力,通过改革扫除阻力,释放出更大的能量。

  科学、技术、管理是现代社会发展的三大支柱。有人认为,科学和技术是两个轮子,管理是轴。有了科学管理,科学技术才能转变为生产力。列宁说:“任何管理工作都需要有特殊的本领。有的可以是一个最有能力的家和鼓动家,但完全不适合做一个管理人员”。无产阶级在取得政权后,“整个关键不在于政权,而在于是否会管理”。古今中外,无数历史经验和教训都反复告诉我们,重视不重视科学管理,掌握不掌握科学管理知识,懂不懂科学管理方法,其结果是完全不一样的。

  是以行政方法为依据,以干部职位为基础来明确规定每个职位的工作性质,职责范围,以便能做到各司其位,人尽其职的一种责任制度。不实行行政责任制,权限划分不清,职责范围不明,就会造成遇事推诿,相互扯皮,无人负责的恶习,不能及时解决实际问题的衙门作风。其结果表现在工作效率低下,甚至会发展到组织机构频于瘫痪状态。所谓权力是指在人事上、事务上、财务上的权限。

  从管理方面讲,“机关”泛指国家、政党团体为实现其职能而组织和负责指挥和控制该组织活动的固定机构,也称“单位或机构”。

  即利用科学的方法,按照一定的规则,运用机关的组织,人员,设备,物资和经费,对机关业务进行适当的计划控制,联系和协调,以保证工作正常顺利地开展,实现其工作目标。

  它是以为领导决策和领导工作运转服务为宗旨的,是领导的参谋和助手。它要协助领导者制定和实施决策,收集整理提供各种信息和资料,掌握和研究有关工作的方针,政策,提供各种决策的方案和建议。

  管理事务是机关管理的重要内容,面对机关大量的日常事务工作,相关内部管理机构要充分发挥其枢纽和综合协调作用,根据机关的执行计划和领导者的命令或授权,做到承上启下,及时沟通情况,督促各部门按时,按质,按量完成工作任务。同时,注意协调各方面的关系,完善机关工作制度和工作秩序,保证行政工作的正常运转。

  做好行政工作,离不开后勤保障,因此,后勤保障是机关管理基础,办公场所,办公设备,办公用具等工作条件的提供。良好工作环境,工作秩序和必要的生活条件的创造,服务质量的高低直接影响行政任务的完成。所以从机关管理功能看出,起着沟通上下,协调左右,连结内外,联系群众的作用。

  机关(单位)管理的内容既包括人事编制,政务文秘等工作,又包括资产财务,行政后勤等工作,几乎是无所不是,无所不管。

  管理只有讲求工作效率,讲求工作质量,才能对机关各部门起到协调、配合,互相支持和监督作用,才能促进机关整个行政工作的效率。

  从机关管理的功能,任务,内容,要求以及服务的对象和范围看,既要对机关文书、档案、会议、信息、信访、政策研究等政务类工作进行管理,又要对财务项目、基建、行政后勤等事务类工作进行管理;而且还要对人事、编制等进行管理,涉及方方面面的政策,要求管理部门的工作人员必须按政策办事。

  健全的管理制度是实现机关管理规范化的基础。通过制度建设可以使机关管理在科学的基础上有章可循,有规则可依,形成团结,务实,进取的环境和规范,有序高效,优质的运转机制。

  管理水平的高低,直接影响到行政效率和质量,所以管理人员的思维能力,办事能力都要较高,知识面应较宽。

  管理人员要本着勤俭办一切事业的原则,合理使用机关(单位)有限的人力、物力、财力,想方设法多为干部、职工办实事,办好事。

  通常是指公文的处理工作,也就是机关内部文件运转的一系列过程。三个阶段,收文阶段,发文阶段,文件归档阶段。根据文件的性质,内容要求,作不同的处理程序。

  档案是国家机关,社会组织以及个人从事、军事、经济、科学研究、文化教育等活动直接形成的具有保存利用价值的各种文字图表,声像等不同形式和载体的历史记录。内容大体包括:档案收集;档案整理;档案鉴定;档案保管;档案统计;档案编目和检查;档案利用。

  (l)要明确职责,规范办事程序,减少业务部门之间的交叉,提高会议的质量和效率,从会议的分工和议题出席会议人员,时间和规模都要严格合理安排。

  后勤管理;财务的管理;交通车辆的管理;办公用房及其职工宿舍的分配和管理;办公环境的管理;职工生活福利的管理;接待工作的管理等。它是机关的总后勤内管家,牵涉到机关的人、事、财、物各个方面,头绪繁多,面广量大。所以负责管理的同志首先要有强烈的事业心和责任感,要把原则性和灵活性科学地统筹起来。

  信访工作的基本任务,就是紧紧围绕党的中心工作,在处理群众来信来访中,宣传党的各项方针、政策,倾听群众的呼声,接受群众的监督,正确处理人民内部矛盾,满足群众的正当要求,密切同群众的联系,维护社会稳定。因此,对待人民的来信来访工作的原则和制度:

  要做好信访工作,就要建立健全信访工作制度,按一定程序办事,制度包括登记制度、呈阅制度、批办制度、查办制度、结案制度、复位制度、归档制度、反馈制度、工作总结和奖惩制度、领导接待日制度等等。

  (6)在写文章或新闻单位投稿时,将不宜公开的内部情况和尚未解密的事项披露出去,造成大面积泄密。

  (1)文书工作中的保密:一是保密文件的印制。所有保密文件在印制前都要依照规定标明密级和发放范围。要由专人送指定的印刷厂或者普通印刷厂单设的保密车间印刷。印刷时必须严格按领导批准的份数执行,不得擅自多印多留。印刷好的文件进行登记、编号。印刷后的原稿,重要修改稿及印刷清单要同正式文件一样对待,要妥善地保管起来。印刷过程中形成所有的废页、蜡纸、衬底等要及时销毁,严禁个人存留,抄录或外传。二是保密文件的分发和复印。分发文件应由专人负责,要严格履行签领手续。秘密文件应通过机要渠道寄送,不准在普通的传真机上传送。外出递送秘密文件,不准办理其他与递送文件无关的事项。复印秘密文件必须经过领导审批,并办理审批手续,只能在机关保密室的复印机上印;绝密的文件按规定不准复印。三是机要文件的传阅。阅读范围不得扩大。阅读文件要在办公室进行,一般不得带回家中。四是机要文件的销毁。文件销毁不得擅自进行,经领导批准,严格的登记、造册;机密、秘密文件需派专人(且需2人以上)到指定的造纸厂监督销毁;绝密文件需由专人在本单位销毁。五是事项。外出工作须携带秘密文件时,要经领导批准,履行借领手续,并采取有效措施严加看管。严禁携带文件逛商店,下饭店,走访亲友,排队买东西或娱乐场所。对秘密文件要定期清查,清退,并按立卷要求收集,立卷,归档。对调动或离退休者,要及时把他们手头文件全部清退,移交,并办理移交登记,签字手续。对清查、清退中发现丢失的机要文件,经办人要立即报告,行政主管要及时组织追查、处理。

  对储存保密信息的计算机工作机房要采取有效的保密措施。计算机秘密数据的储存、传输必须采取保密措施(密码数据磁盘、磁带、打印纸要严加管理)。建立非计算机工作人员进入机房的审批制度,严禁外来人员私自进入机房。计算机秘密信息磁盘的拷贝,要建立严格的登记、审批手续,拷贝盘要同原盘一样严格管理。涉及国家秘密的计算机工作人员,要按照机要人员的条件配备。

  (4)来宾下榻后或消除疲劳后,应向客人具体了解来访意图,商议活动的日程,并根据滞留时间安排好他们的生活。

  (5)按照大体对应的礼仪原则,根据本单位领导的意见通知有关领导看望客人。在会见之前,要将来宾的有关情况向领导汇报清楚,使领导心中有数。

  5.接洽交谈。在同来宾接洽交谈时,总的要求是:热情,不能失之媚俗;客气,不能失之虚伪;坦诚,不能失之粗陋;潇洒,不能失之无礼。

  就是对领导交办事项,从上而下进行督促检查,具体落实。它大体包括三个方面:一是重要文件和领导批示落实情况的催办;二是群众反映的重大问题的督办;三是重要工作部署的督促落实。具体有以下几点:

  1.对领导同志批示文件的督促办理,包括贯彻上级某个文件精神的批示,对下级部门和单位的请示,报告的批示意见。

  1.紧扣中心,突出重点。督查工作一定要围绕党委的中心工作来开展,以推动党委决策的贯彻落实。

  2.注意实效,确保质量。督查人员要有求实、务实的思想作风和认真、扎实的工作态度,确保质量。

  3.尽职尽责,有查必果。凡列入督查的事项,务必做到件件有着落,事事有回音,做到有查必果,有果必报。

  4.举一反三,扩大效果。通过办理某一具有典型意义的督查事项连带解决一批同类问题,采取有效措施,扩大督查效果以推动面上的同类工作。对于督查过程中发现不落实的典型,要敢于批评,以避免类似事件的发生。

  5.促进各级党委和领导改进作风。督查从根本上说,是对各级领导工作作风的监督检查。上级党委的决策,主要靠下级的党组织和领导去贯彻落实,督查是从外部推动、促进这种落实,通过外因促进内因发挥作用。

  1.程序:一是立项登记。接到领导要求立项督查的事项之后,立项日期,领导批示意见,立项题目,主要核查内容等进行登记。二是转办。根据立项事项内容,性质和领导的要求,按分工批转有关部门和单位办理。三是催办。催办方法,电话催办,走出去请进来,直接催办,填发催办单等。四是结办。督查事项查清后,应及时结办。结办时做到事实清楚,定性准确,处理适当,符合政策。五是立卷归档。

  所谓协调,就是协调和调节,是通过协商和调节,沟通联系、调节关系、化解矛盾,使一个整体、一个系统中的双方与多方关系达到和谐统一、步调一致、有机配合、齐心协力去完成某项目标的方式和方法。

  1.横向协调(称为左右协调)。包括协调好同级机关之间正常工作或业务工作关系,协调好平级职能部门之间的关系,协调好不同属工作部门之间关系。

  (3)协调好正职与干事(秘书)之间,秘书与秘书之间的关系等。原则应以横向协调为主,纵向协调和内部协调为辅,而不是主辅不分,平均使用力量。

  按协调性质分,有政务协调和事务协调;按协调种类分,有会议协调,电话协调和行文协调等;按协调形式分,有纵向协调,横向协调和内部协调;按协调内容分,有计划,工作,政策,人际关系协调和利益协调等。

  1.计划协调。计划的制定和计划的执行两个阶段的协调。(1)在制定计划阶段,各个制定计划的单位和部门都希望自己发展快些,得到上级领导的重视,希望上级领导能够批准。因此需要从全局和整体出发,根据主次和轻重缓急,协调其中的各种关系。(2)在计划的执行阶段,由于人员,环境等条件的变化,人为障碍的影响等,在计划实施中,往往出现不同步,不衔接,不合作的现象,在职权内进行积极协调。

  把总目标、总任务分解为一个个次目标、次任务,按照分工落实到各部门,各单位再落实到人,定岗定责,构成上下左右各个环节相互配合,互相制约的组织系统。同时制定严密的合乎科学的规章制度,使人们的分工、行为规范化,标准化,制度化。

  (1)指令法。利用一套严格的组织机构,通过行政命令直接对协调对象发生影响,对执行者具有强制力。

  (8)宽容法。以“宰相肚里能撑船”和“心底无私天地宽”的胸怀和修养,处处以整体利益为重,不斤斤计较个人得失,对不同意见(尤其是言辞激烈的意见)能够听得进去,对领导和同事、下属的误解能够谅解,对有损自已面子的事情能够忍让。